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Maiyu Academy

Módulo 5: Editor de texto avançado

Mala direta e correspondência

Um modelo mais uma base geram trinta certificados personalizados

O que você vai ver aqui

O recurso que justifica sozinho aprender Word avançado: gerar trinta certificados, cem declarações ou uma folha inteira de etiquetas a partir de um modelo e uma planilha.

O conceito

Mala direta combina um documento principal (o modelo, com o texto fixo) com uma fonte de dados (a lista de destinatários), produzindo tantos documentos personalizados quantos forem os registros.

Usos reais: convites, certificados, declarações, cobranças, comunicados internos, crachás e etiquetas de arquivo.

A fonte de dados

Pode ser uma tabela do Word, uma planilha do Excel, um arquivo .csv, uma lista de contatos do Outlook ou um banco de dados.

Regras da base, que retomam a aula 17:

  • Primeira linha com os nomes dos campos, sem acento, sem espaço e sem mesclagem.
  • Um registro por linha.
  • Sem linhas em branco.
  • Formatos já ajustados na origem. Datas e valores monetários devem ser tratados na planilha, porque a mesclagem pode trazer o número cru.

Exemplo de cabeçalho: nome, tratamento, cargo, empresa, endereco, cidade, uf, cep, email, valor, vencimento.

Assistente passo a passo

Correspondências, Iniciar Mala Direta, Assistente de Mala Direta Passo a Passo:

  1. Tipo de documento — cartas, mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas ou diretório.
  2. Documento inicial — o atual, um modelo ou um existente.
  3. Destinatários — usar lista existente, contatos do Outlook ou digitar nova lista. Editar Lista permite filtrar, classificar e localizar duplicatas.
  4. Escrever a carta — inserir Bloco de Endereço, Linha de Saudação e Inserir Campo de Mesclagem nos pontos desejados.
  5. Visualizar — percorrer os registros com as setas de navegação.
  6. Concluir — Editar Documentos Individuais (gera um arquivo com tudo), Imprimir ou Enviar Mensagens de Email.

Recursos que elevam o resultado

  • Regras (Correspondências, Regras) — Se...Então...Senão permite texto condicional, como "Prezado" ou "Prezada" conforme o campo sexo. Há também Registro Seguinte, Preencher e Pular Registro Se.
  • Combinar Campos — mapeia os campos da base para os campos esperados pelo Bloco de Endereço.
  • Realçar Campos de Mesclagem — mostra visualmente onde estão os campos.
  • Formatação numérica — acrescente um comutador ao código do campo, visível com Alt + F9. Por exemplo: { MERGEFIELD valor \# "R$ #.##0,00" } e { MERGEFIELD vencimento \@ "dd/MM/yyyy" }.
  • Filtrar destinatários — Editar Lista de Destinatários, Filtrar, para enviar apenas a um subconjunto.

Envelopes e etiquetas

  • Envelopes — Correspondências, Envelopes. Defina tamanho, posição do remetente e do destinatário e as opções de alimentação da impressora.
  • Etiquetas — Correspondências, Etiquetas, ou Iniciar Mala Direta, Etiquetas. Escolha o fornecedor e o código do produto (Pimaco no Brasil, Avery no exterior) para que as medidas fiquem corretas. Depois, Atualizar Etiquetas replica os campos em todas as células da folha.

Na prática

  1. Crie no Excel uma base com 15 registros e os campos citados acima.
  2. Crie no Word o modelo de uma declaração de participação em curso.
  3. Conecte a base, insira os campos de mesclagem e a linha de saudação.
  4. Crie uma regra Se...Então...Senão para o tratamento conforme o campo sexo.
  5. Ajuste a formatação de data e de valor pelos comutadores de campo.
  6. Visualize todos os registros e conclua em documento único.
  7. Filtre a base para gerar apenas os registros de uma cidade.
  8. Gere etiquetas de endereçamento para os mesmos 15 registros.
  9. Gere envelopes para cinco registros e imprima em papel comum para conferência.

Exercícios

  1. Por que a base não pode ter células mescladas nem linhas em branco?
  2. Escreva a regra condicional que produz "Prezado Sr." ou "Prezada Sra." conforme o campo.
  3. O valor apareceu como 1500 em vez de R$ 1.500,00. Como corrigir?
  4. Gere certificados para uma turma de 30 alunos a partir de uma planilha.

Erros comuns

  • Nomes de campo com acento ou espaço.
  • Esquecer de clicar em Atualizar Etiquetas, gerando só a primeira etiqueta preenchida.
  • Enviar a mesclagem sem visualizar os registros um a um antes.

Checklist de saída

Você automatiza a produção de documentos personalizados em lote, com texto condicional e formatação correta de data e valor.

Referências

  • REIS, Fábio dos. Word 2016 Avançado. Florianópolis: Visual Books, 2017.
  • GUIMARÃES, Altair. Microsoft Word 2019: curso completo. Rio de Janeiro: Ciência Moderna, 2019.
  • Microsoft Support. Mala direta no Word. Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/word

Testa o que você leu

4 perguntas sobre esta aula. Errar aqui não custa nada - a explicação vem junto da correção.

Pergunta 1 de 4
Por que a base da mala direta não pode ter células mescladas nem linhas em branco?