Organização visual do documento

O que você vai ver aqui

Três recursos que fazem um documento parecer profissional — e que quase todo mundo usa errado da primeira vez: cabeçalho e rodapé, imagem e tabela.

Cabeçalho e rodapé

É a área que se repete em todas as páginas da mesma seção. Serve para identidade institucional, título do documento, autor, data e numeração.

Caminho: Inserir, Cabeçalho (ou Rodapé), escolher um modelo ou Editar Cabeçalho. Duplo clique na área superior da página abre a edição direta; duplo clique no corpo do texto sai dela.

Opções importantes da aba contextual:

• Primeira página diferente — usada quando a capa não deve ter numeração.
• Páginas pares e ímpares diferentes — para documento impresso frente e verso.
• Vincular ao Anterior — controla se a seção herda o cabeçalho da anterior. Esse botão é o centro dos problemas de numeração, e volta com força na aula 25.

Numeração de páginas

Inserir, Número de Página, escolher a posição. Para começar a contar a partir de determinada página é preciso usar seções, assunto das aulas 25 e 26. Por ora, Primeira página diferente já resolve o caso da capa.

Para formatar — romanos nas páginas iniciais e arábicos no corpo — use Inserir, Número de Página, Formatar Números de Página.

Imagens

Caminho: Inserir, Imagens, Este Dispositivo. A disposição do texto é o conceito central:

Opção	Comportamento	Quando usar
Alinhado com o texto	A imagem vira um caractere gigante na linha	Ícones pequenos no meio da frase
Quadrado	O texto contorna a caixa da imagem	Figura ao lado de parágrafo
Próximo	O texto contorna o contorno da imagem	Imagem recortada, sem fundo
Atrás do texto	A imagem fica ao fundo	Marca d'água, papel timbrado
Na frente do texto	A imagem cobre o texto	Selos e carimbos
Superior e inferior	Texto acima e abaixo, nunca ao lado	Figura de largura total

Âncora: o pequeno ícone de âncora indica a qual parágrafo a imagem está presa. Apagar aquele parágrafo apaga a imagem. Ensinar a turma a observar a âncora resolve metade das reclamações de "a imagem pula sozinha".

Compactar imagens: Formato da Imagem, Compactar Imagens. Reduz drasticamente o tamanho do arquivo antes do envio por e-mail.

Texto alternativo: Formato da Imagem, Texto Alt. É obrigatório em documentos institucionais, por acessibilidade.

Tabelas

Caminho: Inserir, Tabela. As opções são grade rápida, Inserir Tabela, Desenhar Tabela, Planilha do Excel e Tabelas Rápidas.

Operações essenciais:

• Selecionar linha, coluna ou tabela inteira pelo indicador na borda.
• Inserir linha acima ou abaixo, coluna à esquerda ou à direita, pela aba Layout.
• Mesclar e dividir células.
• Distribuir linhas e colunas uniformemente.
• Alinhamento vertical do conteúdo dentro da célula, com nove posições.
• Repetir Linhas de Cabeçalho quando a tabela cruza páginas.
• Converter texto em tabela e tabela em texto, usando tabulação ou ponto e vírgula como separador.

Formatação: a aba Design da Tabela traz estilos prontos, sombreamento e bordas. Para documento formal, o padrão ABNT pede tabela sem bordas laterais, com traços horizontais no topo, abaixo do cabeçalho e no fechamento.

Tab dentro da tabela avança célula. Tab na última célula cria uma nova linha.

Na prática

1. Crie um documento de três páginas com um título e texto corrido.
2. Insira cabeçalho com o nome da instituição à esquerda e a data à direita.
3. Insira rodapé com numeração centralizada no formato "Página X".
4. Ative Primeira página diferente e verifique que a capa ficou sem numeração.
5. Insira uma imagem, teste as seis opções de disposição e escolha a mais adequada.
6. Adicione texto alternativo à imagem e compacte a imagem.
7. Crie uma tabela de 4 colunas por 6 linhas com dados de um pequeno inventário.
8. Mescle as células da primeira linha para criar um título de tabela.
9. Aplique a formatação ABNT na tabela, sem bordas laterais.
10. Force a tabela a cruzar duas páginas e ative a repetição da linha de cabeçalho.

Exercícios

1. Explique o que é a âncora de uma imagem e qual problema ela resolve.
2. Em que situação a disposição "Atrás do texto" é a escolha correta?
3. Monte uma tabela de horários semanais com cabeçalho mesclado e formatação limpa.
4. Converta uma lista separada por ponto e vírgula em tabela e depois de volta em texto.
5. Justifique por que texto alternativo em imagens é obrigatório em documento público.

Erros comuns

• Posicionar imagem com Enter e barra de espaço em vez de usar disposição do texto.
• Enviar documento de 40 MB porque as imagens não foram compactadas.
• Usar tabela invisível para tudo, quando tabulação resolveria melhor.
• Digitar o número da página manualmente em cada página.

Checklist de saída

Você monta um documento com identidade visual consistente, imagens posicionadas por configuração e tabelas legíveis que sobrevivem à edição.

Referências

• REIS, Fábio dos. Word 2016 Avançado. Florianópolis: Visual Books, 2017.
• ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 14724: informação e documentação: trabalhos acadêmicos: apresentação.
• Microsoft Support. Ajuda do Word. Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/word